De meest gemaakte fout bij het doorlichten van horecarendement

“De meest gemaakte fout bij het doorlichten van het rendement in horecaondernemingen is zo makkelijk te voorkomen.” zei ik tegen Alex. “Veel eigenaren richten zich namelijk alleen maar op het verbeteren van onderdelen van de activiteiten. Terwijl er, als je je richt op alle activiteiten in 1 keer, veel betere resultaten mogelijk zijn.”

Ik kwam Alex laatst tegen bij een plaatselijke netwerkborrel. Hij vertelde me over zijn gevoel dat het veel beter moest kunnen in zijn onderneming. Om die verbeteringen te bereiken, besteedden ze ook veel geld, tijd en moeite in allerlei nieuwe ideeën en activiteiten. Maar de resultaten vielen tot nu toe tegen. En dus maakten we een afspraak om de situatie eens te bespreken.

Verbetering die eigenlijk verslechtering is

“Geef eens een voorbeeld van de ‘verbeteringen’ die je hebt doorgevoerd.” vraag ik later tijdens de afspraak met Alex en zijn bedrijfsleider Ernstjan. “Nou, we hebben bijvoorbeeld een leuke actie bedacht om tijdens een plaatselijk tweedaags evenement de opbrengsten te verhogen. We hebben toen extra voorraden ingekocht en ook hadden we van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat ruim voldoende mensen rondlopen in de keuken en de bediening. De opbrengsten waren inderdaad hoger maar de kosten waren nog veel sterker gestegen. Per saldo heeft het dus geld gekost.”

“Tja, eigenlijk geef je zelf al aan wat er niet goed gegaan is.” reageer ik. “De meest gemaakte fout die ik tegenkom als het over het verbeteren van het rendement gaat, is dat bijna iedereen zich op 1 onderdeel van de bedrijfsvoering richt. In jullie voorbeeld het verhogen van de opbrengsten. Dat is niet goed omdat je je veel beter kunt focussen op verbeteren van het rendement. Daar gaat het uiteindelijk altijd om. Door je te focussen op de totale bedrijfsvoering zijn er veel betere resultaten te bereiken.”

Een beter rendement door bedrijfsdoorlichting

“Kijk, als ik in het kader van rendementsverbetering een bedrijfsdoorlichting doe voor een klant dan gebruik ik daar het Metamodel voor. Die naam mag je gelijk vergeten maar het komt er op neer dat ik in de horecaonderneming kijk naar zaken als:

• strategie
• organisatie en cultuur
• ondernemerschap
• onderscheidend zijn in markt
• financiële situatie
• omzetoptimalisatie

Ik beoordeel dan deze onderdelen afzonderlijk. Maar minstens zo belangrijk, ook de onderlinge samenhang tussen deze onderdelen analyseer ik. Het kan namelijk best zo zijn dat door 1 onderdeel te verbeteren andere onderdelen minder worden. Daardoor kan het totaalrendement zelfs verslechteren zoals in jouw voorbeeld en dat kan niet de bedoeling zijn.”

Kosten van een gemiddelde horecaonderneming

“Laat me eerst vertellen hoe een gemiddelde horecaonderneming in elkaar zit als je naar kosten kijkt. Dan krijg je een goed idee hoe ik bij zo’n doorlichting te werk ga.” ga ik verder. “Bij Kanters Horeca Advies hebben we de beschikking over uitgebreide databases met alle relevante kengetallen van Nederlandse horecaondernemingen. Daaruit blijkt dat van de totale kosten:

• De inkoopkosten van ingrediënten en drank variëren tussen 25% en 30%.
• De personeelskosten gemiddeld tussen 35% en 40% bedragen.
• De overige kosten zoals huur- en huisvestingskosten bedragen 20% tot 40%.

Als je dus de inkoopkosten en de personeelskosten goed onder controle hebt dan controleer je dus al 60% tot 70% van de totale kosten. Dat klinkt heel logisch en dat is het ook. Maar helaas beheersen weinig horecaondernemingen deze kosten echt goed. Meestal komt dat doordat deze kosten niet goed bijgehouden worden.”

Inkoopkosten doorlichten

“Ok Dennis, tot nu toe klinkt het logisch en moet dit volgens mij ook bij ons te doen zijn. ” zegt Ernstjan, de bedrijfsleider van Alex. “Maar, als je bijvoorbeeld de kosten doorlicht, waar kijk je dan naar? Geef eens wat voorbeelden.” Voorbeelden maken een gesprek altijd concreter dus reageer ik: “Dat doe ik natuurlijk graag. Als het om het doorlichten van de inkoopkosten gaat, moet je bijvoorbeeld denken aan de mogelijkheden om:

• De receptuur te standaardiseren.
• Verlies en bederf te minimaliseren.
• Inkoopprijzen te verlagen.
• De omloopsnelheid te verhogen.
• Het leveranciersbestand te beperken.
• De bestel- en leveringsfrequentie te verbeteren.
• Schaalvoordelen te bereiken door middel van samenwerking.

Er zijn, met vaak eenvoudige wijzigingen, grote verbeteringen te bereiken.”

Personeelskosten doorlichten

“Natuurlijk wil je ook voorbeelden van mogelijkheden om de personeelskosten door te lichten.” ga ik verder. “Denk hierbij aan zaken als:

• Hoe hoog is de arbeidsproductiviteit?
• Wat is de verhouding van betaalde ten opzichte van gewerkte uren?
• Welke verhouding is er tussen vast en flexibel personeel?
• Kunnen stagiairs en/of leerlingen ingezet worden?
• Zou payrolling een optie kunnen zijn?
• Is werving & selectie een optie?

Ook hier is het nuttig om vergelijkingen met andere horecazaken te kunnen maken.”

Medewerkers niet alleen een kostenpost!

“Maak trouwens alsjeblieft niet de fout om te denken dat medewerkers alleen maar een kostenpost zijn. Of dat ze lastig zijn. Integendeel, goed gemotiveerd personeel is misschien nog wel de belangrijkste reden dat jouw gasten het naar hun zin hebben in de zaak. En toch nog dat extra drankje bestellen of dat nagerecht. Zeg nou zelf, als jij vriendelijk te woord wordt gestaan en er wordt net wat extra moeite voor je gedaan dan voel jij je toch ook veel prettiger? Goede secundaire arbeidsvoorwaarden is trouwens een prima mogelijkheid om tevreden medewerkers te krijgen.” vertel ik verder.

Gemiste kans

“Een vaak gemiste kans is dat er te weinig naar de medewerkers geluisterd wordt. Ik houd het graag simpel en denk dan ‘2 weten meer dan 1’ en dus luister ik. Dat zouden meer horecaondernemers moeten doen. Bovendien, als jouw medewerkers het naar hun zin hebben dan wordt hun betrokkenheid bij de zaak alleen maar groter. Dan kun je ook meer goede ideeën van hen verwachten over hoe bijvoorbeeld de werkmethodiek verbeterd kan worden. Of hoe de routing en de werkbaarheid van de ruimtes en van de materialen verbeterd kunnen worden. En als er dan eens iemand ziek uitvalt in de planning dan kun je veel makkelijker een beroep doen op tevreden medewerkers voor vervanging. Je bent echt maar zo goed als de mensen met wie je samenwerkt.”

Mijn werkwijze bij het doorlichten van de horecaonderneming

Dat geldt trouwens voor mij ook. Het is altijd mijn doel om een belangrijke bijdrage te leveren aan de kwalitatieve en economische verbetering van mijn horecaklanten. Dat kan alleen maar als mijn samenwerking met de horecaondernemer en zijn/haar team goed is. Ik zeg wel eens dat ik me richt op meedenken, meemaken en meedoen. Maar zo is het ook echt. Alleen dan kunnen de beste resultaten bereikt worden. Daarbij besteed ik trouwens ook ruime aandacht aan de borging van de nieuwe activiteiten en werkwijze in de organisatie. Dat is natuurlijk in het belang van de klant maar ik wil er ook zeker van zijn dat de wijzigingen een echt succes zullen worden. Logisch, want als je veel moeite doet om iets te verbeteren dan wil je ook dat het een succes blijft.

Meer weten?

Natuurlijk valt er nog veel meer te vertellen over het volledig doorlichten van uw horecaonderneming om het rendement te kunnen verbeteren. Wilt u ook meer weten? Bel me dan eens (078-63.006.05) of mail me (info@kantershorecaadvies.nl). Dan maken we een afspraak om hierover te sparren onder het genot van een kop koffie. Natuurlijk is de eerste afspraak geheel vrijblijvend.

Meer lezen over Productiviteit en roosteren in de horeca? Of over Rendement van een horeca onderneming?