Related Posts
“Maar hoe kan ik dan echt grip krijgen op de kosten en opbrengsten?” werd mij afgelopen week gevraagd door een ietwat onrustige horecaondernemer. De aanleiding voor het gesprek waren de matige resultaten over het afgelopen jaar. Het werd een leuk gesprek met deze horecaondernemer en zijn bedrijfsleider. We hebben uitgebreid gesproken over de grote voordelen van een consequent planning en control-proces.
Waarom een goed planning en control-proces zo belangrijk is
Ik begon met uit te leggen hoe belangrijk een planning en control-proces binnen horecaondernemingen is: “Kijk, voordat je echt controle kunt krijgen over je kosten en opbrengsten moet je je realiseren dat je eerst een professioneel planning en control-proces moet inrichten in je bedrijf. Dat klinkt misschien een beetje als blablabla maar eenvoudig gezegd komt het er op neer dat je 24/7 de actuele kosten en opbrengsten moet weten. En niet alleen weten wat de kosten en opbrengsten van vorige maand waren. Alleen als je een actueel inzicht hebt, kun je namelijk op tijd bijsturen. Dat inzicht kan trouwens makkelijk geregeld worden met de dynamische dashboards die wij maken.”
Ook inzicht in niet-financiële zaken is belangrijk
“Ok,” zegt de bedrijfsleider, “dus als wij zo’n dashboard gebruiken dan weten we de actuele financiële resultaten en hebben we de controle terug.” Ik reageer: “ja, wat betreft de financiële resultaten heb je veel meer controle maar nog niet genoeg. In zo’n dynamisch dashboard kun je namelijk ook antwoord krijgen op vragen als:
- Waar komen de gasten vandaan?
- Komen onze gasten wel eens terug?
- Hoe kan ik het terugkomen van gasten stimuleren?
- Welke nieuwe doelgroepen bieden ons kansen?
- Hoe tevreden zijn onze gasten?
- Et cetera
Het gaat dan dus niet alleen om de harde financiële gegevens maar je krijgt ook een veel completer beeld van de gasten en nieuwe mogelijkheden. Maar goed, ik dwaal af. Terug naar het planning en control-proces.”
De 4 stappen van een professioneel planning en control-proces
“Een goed planning en control-proces bestaat uit een aantal stappen, 4 om precies te zijn.” ga ik verder. “Deze stappen zijn:
- Het plannen van de omzet en daarvan afgeleid de kostenbegroting.
- Uitvoeren van de werkzaamheden en bijhouden van de gekozen cijfers.
- Bewaken door de geplande omzet en kostenbegroting te vergelijken met werkelijkheid: waar liggen de aandachtspunten waarop je moet ingrijpen en hoe doe je dat?
- Bijsturen door het uitvoeren van de bedachte verbeteringen.
Het geheim van een echt goed proces is dat je heel consequent moet zijn en zo veel mogelijk relevante gegevens moet gebruiken om conclusies te kunnen trekken. Het is ook een continu proces, je bent hier nooit helemaal mee klaar. Ik zal een aantal voorbeelden geven van deze stappen om dit te verduidelijken.”
goal plan succes
De eerste stap: plannen omzet en begroten kosten
“Hoe concreter hoe beter, ik kan het niet sterk genoeg benadrukken. Hoe preciezer je de kosten begroot en de opbrengsten inschat, des te beter de uiteindelijke controle zal worden. Ook hier gaat het niet alleen om financiële resultaten. Je wilt bijvoorbeeld ook weten waar de gasten vandaan komen: alleen uit de nabije omgeving of ook uit de regio. Dat wil je weten voor bijvoorbeeld het plaatsen van advertenties in kranten enzovoort. Andere belangrijke vragen die je in deze stap moet beantwoorden, zijn:
- Wat verwacht je dat de gasten gaan besteden?
- Welke inslagkosten horen daarbij?
- Hoeveel mensen in de keuken en de bediening zijn er nodig en welke kosten horen daarbij?
- Hoeveel uren moet iedereen in de keuken en de bediening ingezet gaan worden?
- Enzovoort
Het is in het begin veel werk maar hoe meer je weet des te beter zal jouw controle worden en zul je ook je rust in je hoofd terugvinden.” beschrijf ik deze stap.
De tweede stap: Uitvoeren werkzaamheden en bijhouden van de gekozen cijfers.
“Die tweede stap lijkt me een logische,” zegt de ondernemer. “Eerst moet je bedenken wat je allemaal wilt weten. Daarna ga je aan de slag en alle belangrijke gegevens houd je bij. In het begin lijkt me dat een enorme klus maar misschien dat het met zo’n dashboard wel meevalt. Sowieso wil ik daar graag meer over weten.” Eerst wil ik het planning en control-proces duidelijk hebben dus ik reageer: “Natuurlijk wil ik jullie daar alles over vertellen maar eerst moet stap 3 van het proces ook duidelijk zijn.”
De derde stap: waar liggen de aandachtspunten waarop je moet ingrijpen en hoe?
“Dit is misschien nog wel de belangrijkste stap, zeker in het begin.” vervolg ik. “Want als de planning en begroting niet overeenkomen met de werkelijkheid dan heb je een leermoment. Wat heeft het verschil veroorzaakt? Is het positief of negatief? Hoe kan ik de planning en begroting vanaf nu verbeteren? Houden we de juiste zaken allemaal bij of hebben we belangrijke cijfers gemist? Maar kijk ook naar bijvoorbeeld de verhouding tussen de werkelijke opbrengsten en werkelijke kosten. Dat is ook interessant om te analyseren en te vergelijken met andere horecaondernemingen.
Het weten wat de verschillen zijn, is op zich nog niet voldoende. Je wilt natuurlijk ook weten hoe je de negatieve verschillen kunt verbeteren. Dus hoe kun je de omzet verhogen en de kosten verlagen? Denk bijvoorbeeld aan:
- Hoe kun je gasten verleiden om vaker te komen?
- Heeft live muziek in de zaak zin?
- Wat zou het effect van het invoeren van dagmenu’s zijn?
- Hoe kun je inspelen op plaatselijke of regionale evenementen?
Kijk voor inspiratie ook gewoon eens wat andere horecaondernemingen doen. Of vraag je medewerkers om ideeën. Het zal je verbazen wat voor creatieve acties daar uit kunnen voortvloeien. Ook bij het bedenken van acties kan ik je trouwens ondersteunen.”
Nogmaals de derde stap: hoe scoren andere horecazaken?
“Als je al deze zaken weet en je verwachtingen komen uit, dan ben je er eigenlijk nog niet. Want jouw cijfers kunnen positief en/of negatief afwijken van andere vergelijkbare horecaondernemingen.” ga ik verder. “Ook dat klink logisch maar hoe kunnen wij nu weten hoe andere horecazaken het doen?” vraagt de horecaondernemer. “Nou, dat valt best mee. Bij Kanters Horeca Advies hebben we uitgebreide databases met kengetallen van vergelijkbare ondernemingen tot onze beschikking. We weten dus hoe de cijfers bij andere partijen zijn en kunnen dan aangeven op welke gebieden je positief of negatief afwijkt.” antwoord ik. De horecaondernemer reageert enthousiast: “Dat is pas echt interessant! Want als we dat weten dan kunnen we pas echt onze eigen zaak verbeteren!”
strategy plan action
De laatste stap: bedachte acties uitvoeren
“Laat me raden, de laatste stap van het proces is ervoor te zorgen dat de acties ook echt ontwikkeld en uitgevoerd worden. En volgens mij begin je daarna gewoon weer van voren af aan. Dus opnieuw plannen van de omzet en begroten van de kosten. Maar nu met de extra kennis die je hebt opgedaan. Misschien wil je meer of andere zaken gaan bijhouden. En zo kun je je planning en control-proces iedere keer weer verfijnen. Ik kan niet wachten tot we dit ingevoerd hebben en ik weer rust in mijn hoofd heb. Kun jij ons de eerste keer niet helpen?” vraagt de bedrijfsleider. “Natuurlijk, met alle plezier!” antwoord ik.
Meer weten?
Natuurlijk valt er nog veel meer te vertellen over het planning en control-proces en het dynamische dashboard dat er is om dit te verbeteren. Wilt u ook meer weten? Bel me dan eens (078-63.006.05) of mail me (info@kantershorecaadvies.nl). Dan maken we een afspraak om hierover te sparren onder het genot van een kop koffie. Natuurlijk is de eerste afspraak geheel vrijblijvend.